Зачем государство оцифровывает трудовые отношения(c) shutterstock

Ведення електронної трудової книжки покладається одночасно і на роботодавця, і на працівника

Необхідність перезапуску трудового законодавства чи бодай його значного удосконалення та «підтягнення» до сучасних реалій давно назрівала. З початку року Верховна Рада взяла високий темп у вдосконаленні трудового законодавства. У результаті було прийнято низку змін та доповнень. Одним з таких документів став Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», що вводить в дію електронні трудові книжки. Голова Верховної Ради Дмитро Разумков підписав цей закон. Документ спрямований на підпис президенту Володимиру Зеленському.

Що це означає для роботодавця та які зміни в обліку працівників на нього чекають – будемо розбиратися.

Реєстр застрахованих осіб

Облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, який веде Пенсійний фонд.

Відомості до реєстру застрахованих осіб вносяться на підставі трудової книжки особи, а за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній – документів, передбачених Порядком підтвердження наявного стажу роботи за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, встановленим Кабінетом Міністрів України.

Пенсійний фонд буде отримувати інформацію для внесення відомостей до реєстру застрахованих осіб: від податкових органів, органів статистики, застрахованих осіб, органів Держпраці та Державної служби зайнятості, установ, які видають листки непрацездатності, з реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, реєстру актів цивільного стану громадян, від роботодавців, підприємств та військових частин тощо.

Цікавим моментом є те, що безпосереднього доступу до реєстру застрахованих осіб роботодавець не матиме. Так, нова редакція абзацу 3 ч.5 ст.17 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» передбачає надання роботодавцю інформації з реєстру. Отже, роботодавець лише може надсилати всі необхідні скани з кваліфікованим електронним цифровим підписом (ЕЦП) до Пенсійного фонду, який уже самостійно вноситиме відомості у електронну трудову книжку. Очевидно, тут зручність та комфортність приносяться в жертву автоматизації.

Електронна трудова книжка

Основоположна категорія змін стосується регламентації електронних трудових книжок, підстав їх ведення та співіснування з класичними паперовими трудовими книжками.

По-перше, по суті, у кожного працівника з’явиться особиста сторінка на кшталт «електронного кабінету», ведення якої покладається як на роботодавця, так і на працівника. Інформація подаватиметься у вигляді сканів з накладенням кваліфікованого ЕЦП.

По-друге, повного переходу виключно на електронні трудові книжки не буде. Так, за працівником, який вперше приймається на роботу, закріплюється право на оформлення класичної трудової книжки. При цьому роботодавець не може відмовити в цьому, оскільки реалізація цього права працівника є обов’язком роботодавця. Строк на оформлення трудової книжки встановлено у 5 днів.

По-третє, класична трудова книжка, за бажанням працівника, продовжує діяти у повністю штатному режимі. Власник або уповноважений ним орган на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

На підставі цих положень можна зробити висновок, що електронна трудова книжка дублюватиме класичну. При чому ведення електронної трудової книжки покладається одночасно і на роботодавця, і на працівника. Проте практично всі дії буде здійснювати саме роботодавець, оскільки він видає всі пов’язані з трудовими відносинами накази та розпорядження.

Відбувається перенесення всіх функції класичної трудової книжки для автоматизації роботи з інформацією про трудові відносини. Класична ж паперова трудова книжка зберігається у працівника, і на його вимогу в ній роблять усі записи, що й у електронній.

Відкриття електронної трудової книжки відбувається шляхом перенесення відомостей з класичної книжки шляхом сканування та надсилання через електронну форму на сайті Пенсійного фонду. Зробити це може як працівник, так і роботодавець. Проте, оскільки за чинним законодавством трудова книжка працюючих робітників зберігається у роботодавця, то саме він має подавати скан.

Також вносяться зміни й у згаданий вище Закон «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування». Так, роботодавці (як платники єдиного внеску) зобов’язані подавати звітність щодо працівника на основному місці роботи. Це нововведення вбудовується одразу у дві норми цього закону – п.12 ч.1 ст.1 та п.4 ч.2 ст.6. Відтепер основним місцем роботи вважатиметься те, яке зазначене у відповідній заяві (до відкликання), яка вноситься безпосередньо до реєстру застрахованих осіб.

Листки непрацездатності

Листки непрацездатності також будуть вноситися до реєстру застрахованих осіб. Наразі чітко не визначено, хто саме зобов’язаний подавати їх через форму до ПФУ. Проте очевидно, що це обов’язок роботодавця, оскільки працівник передає листок непрацездатності саме йому.

Змінено строк на звернення до суду

Також роботодавцю слід звернути увагу, що для працівника змінились умови відліку строку на звернення до суду.

Раніше працівник мав право звернутись до суду протягом трьох місяців (а у справах про поновлення – протягом одного місяця) з дня вручення копії наказу або з дня видачі трудової книжки.

Відтепер строк у трудових справах встановлюється з дня вручення копії наказу (розпорядження) про звільнення. Вимога про видачу трудової книжки як підставу для відліку строку виключена. Відповідно, частково змінюється і порядок розрахунку при звільненні та перелік документів, що при цьому видаються.

Також змінилися умови виплати середнього заробітку під час вимушеного прогулу. Відтепер у разі затримки видачі копії наказу (розпорядження) працівнику виплачується середній заробіток. Прив’язку до затримки видачі трудової книжки виключили.

Введення електронних трудових книжок, звісно, є плюсом, особливо зважаючи на діджиталізацію всіх сфер життя. Адаптуватись до змін дає змогу перехідний період, протягом якого слід створити електронну трудову книжку. Також упродовж перехідного періоду дія класичних трудових книжок зберігається повною мірою.

Водночас залишається багато невирішених питань стосовно того, як вказані вище зміни будуть реалізовуватися. Відповідь на це дасть практика, в тому числі, можливо, і судова, пов’язана з порушенням та недотримання нових норм.