Дистанційна та надомна робота: перезавантаження для роботодавців(с) shutterstock

Роботодавцю тепер варто вказувати в трудовому договорі, що працівник працює на власному обладнанні

Наприкінці минулого тижня, 12 лютого 2021 року, президент України Володимир Зеленський підписав закон, покликаний врегулювати поняття дистанційної та надомної роботи, а також застосування гнучкого графіка. Закон «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо удосконалення правового регулювання дистанційної, надомної роботи та роботи із застосуванням гнучкого режиму робочого часу» Верховна Рада прийняла 4 лютого 2021 року. Документ набуде чинності наступного дня після публікації в офіційному виданні.

Новий закон розділяє дистанційну й надомну роботу на дві самостійні форми організації праці, які по-різному визначають робоче місце, виробничий процес працівника та відповідальність за забезпечення належних умов праці. Дистанційна й надомна робота – це коли робота виконується працівником поза робочими чи виробничими приміщеннями чи територією роботодавця, але різниця полягає в такому:

  • дистанційний працівник сам обирає робоче місце, сам створює безпечні та нешкідливі умови праці та використовує інформаційно-комунікаційні технології. Наприклад, це може бути бухгалтер, менеджер, юрист, консультант, журналіст тощо;
  • надомний працівник виконує роботу за його місцем проживання або в іншому закріпленому приміщенні та використовує технічні засоби для виробництва продукції або надання послуг, при цьому відповідальність за належні та безпечні умови праці покладено на роботодавця. До таких надомників можна віднести перукаря, швачку, конструктора, кондитера, ремонтника тощо.

Розглянемо, як роботодавцю перезавантажити віддалену роботу працівників з урахуванням вимог нового закону.

Робоче місце та засоби для роботи працівника

За загальними правилами, роботодавець зобов’язаний визначити працівникові робоче місце та забезпечити необхідними засобами (ст. 29 КЗпП).

Проте за дистанційної роботи працівник самостійно обирає власне робоче місце і може працювати вдома, в кафе або за межами України. Працівник та роботодавець можуть домовитись про поєднання дистанційної роботи з офісною, але про це слід вказати в трудовому договорі.

Працівник може бути переведений на дистанційну роботу строком до двох місяців, якщо були вчинені дії, що містять ознаки дискримінації, сексуального домагання чи інші форми насильства, але за умови можливості виконання трудових функцій віддалено.

За надомної роботи робоче місце працівника є фіксованим та не може бути змінене з ініціативи працівника без погодження з роботодавцем. Винятком є неможливість виконання роботи на фіксованому робочому місці з незалежних від працівника причин. У такому разі працівник має право змінити робоче місце за умови повідомлення роботодавця не менше ніж за три робочі дні.

Роботодавець має забезпечити працівника засобами виробництва, матеріалами та інструментами, якщо інше не передбачене трудовим договором. Тож якщо в договорі вказати, що працівник використовує власні інструменти (ножиці, ключі, посуд тощо) без компенсації затрат, то від роботодавця цей обов’язок перейде до працівника.

Отже, якщо в трудовому договорі не прописати, що дистанційний або надомний працівник працює на власному обладнані або використовує власні засоби та матеріали, то автоматично такий обов’язок вважається покладеним на роботодавця.

Внутрішній трудовий розпорядок

Дистанційний працівник розподіляє робочий час на свій розсуд, на нього не поширюються правила внутрішнього трудового розпорядку, якщо інше не передбачене трудовим договором.

Для дистанційників замість перерви на обід є період відключення. Це гарантований період вільного часу для відпочинку працівника, при якому працівник може переривати будь-який інформаційно-телекомунікаційний зв’язок з роботодавцем. Період відключення визначається у трудовому договорі про дистанційну роботу, наприклад, одна година з 13:00 або дві години – з 11:00 до 12:00 та 16:00 до 17:00.

Отже, якщо в трудовому договорі з дистанційником не буде визначено інше, то зафіксувати факт його відсутності на роботі неможливо, а отже, й не можна звільнити за прогул.

На надомного працівника поширюється загальний режим роботи підприємства, якщо інше не передбачене трудовим договором. Тобто робочий день у надомників розпочинається в загальному режимі, наприклад, з 09:00 до 18:00 з перервою на обід 45 хвилин починаючи з 13:00.

Якщо роботодавець вирішить надати надомнику вільний режим роботи і зазначить це в договорі, то вимагати від працівника дотримання дисципліни буде неможливо.

Відповідальність за охорону праці

Дистанційний працівник сам відповідає за створення для себе безпечних і нешкідливих умов праці. У такому разі роботодавець несе відповідальність лише за безпечність і належний технічний стан обладнання та засобів виробництва, що передаються працівнику для виконання дистанційної роботи.

При цьому роботодавець має проінструктувати працівника з питань техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони. Такі інструктажі роботодавець має робити систематично. Періодичність інструктажів на підприємстві роботодавець має визначити сам, наприклад, у трудовому договорі або в окремому положенні. Інструктажі можна проводити дистанційно, зокрема за допомогою відеозв’язку.

За надомної роботи відповідальність за техніку безпеки робочого місця покладено на роботодавця. Тож раджу уважно проінструктувати надомників з питань техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони, а за можливості – перевірити помешкання працівника на дотримання норм з охорони праці.

Контроль за віддаленою роботою

Новим законом не передбачений автоматичний контроль за дистанційними та надомними працівниками. Про це роботодавцю треба подбати окремо.

Раджу в трудовому договорі визначити порядок організації віддаленої роботи:

  • як та кому працівник підпорядковується;
  • як виконує завдання керівництва (за розпорядженнями або вільний у виборі інструментів);
  • як та з якою періодичністю працівник надає звіти про виконану роботу (один раз на тиждень або місяць, кожного дня до 18:00 на електронну пошту або в програмі);
  • як часто працівник має перевіряти електронну пошту, відповідати на дзвінки.

Також у трудовому договорі обов’язково припишіть трудові обов’язки працівника (посадову інструкцію), їх об’єм та чіткий перелік.

Якщо такі деталі не прописати в договорі (або в наказі на час карантину) і не ознайомити працівника з такими умовами контролю, то буде неможливо в майбутньому довести порушення працівником трудових обов’язків, наприклад у разі звільнення.

Нові правила ознайомлення з наказами

Ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями) та іншими документами допускається із використанням зазначених у трудовому договорі засобів електронного зв’язку. У такому разі підтвердження про ознайомлення допускається шляхом обміну електронними документами.

Для переходу на електронне ознайомлення слід повідомити працівника про нові правила. Визначити, що доказом ознайомлення є надсилання електронного листа на електронну пошту працівника, яка вказана в трудовому договорі (наказі). При цьому обов’язком працівника є щоденна перевірка електронної пошти не менше двох разів. Не буде зайвою заява працівника, де останній просить ознайомлювати з наказами та повідомленнями шляхом надсилання їх на його електронну пошту.

Отже, якщо роботодавець вирішить по-новому ознайомлювати працівника з документами, треба подбати, щоб працівник знав про ці правила, тобто отримати його підпис як доказ обізнаності з новими правилами.

Матеріальна відповідальність дистанційних та надомних працівників

За нестачу, знищення або пошкодження обладнання та засобів, наданих у користування працівнику для виконання роботи за договором про дистанційну або надомну роботу, працівник може нести повну матеріальну відповідальність. У разі звільнення працівника та неповернення наданого у користування обладнання його балансова вартість відраховується із сум, належних працівнику в разі звільнення.

Письмовий договір про повну матеріальну відповідальність може бути укладено з працівником, який користується обладнанням та засобами, які передав йому роботодавець, та який обіймає посаду або виконує роботу, безпосередньо пов’язану зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або використанням у процесі виробництва переданих йому цінностей. Перелік таких посад і робіт працівників, з якими підприємство може укладати письмові договори про повну матеріальну відповідальність, затверджений постановою Держкомпраці СРСР та Секретаріату ВЦРПС від 14 вересня 1981 року №259/16-5.

Автоматичний обов’язок роботодавця

Роботодавцю слід визначити в трудових договорах про дистанційну або надомну роботу:

  • порядок і строки забезпечення працівників необхідними обладнанням, програмно-технічними засобами, засобами захисту інформації та іншими засобами;
  • порядок і строки подання працівниками звітів про виконану роботу;
  • розмір, порядок і строки виплати працівникам компенсації за використання належних їм або орендованих ними обладнання, програмно-технічних засобів, засобів захисту інформації та інших засобів;
  • порядок відшкодування інших пов’язаних з виконанням дистанційної роботи витрат.

Якщо в трудовому договорі про це не зазначити, тоді обов’язок забезпечення покладається на роботодавця, а також він оплачує витрати, пов’язані з цим.

Письмові трудові договори про дистанційну або надомну роботу

Трудовий договір про дистанційну або надомну роботу слід обов’язково укладати в письмовій формі (п. 6-1 ст. 24 КЗпП). Тому роботодавцям уже зараз слід підготувати проєкти таких договорів і підписати їх з працівниками.

Для прийняття на роботу дистанційного або надомного працівника достатньо підписати трудовий договір, видати наказ про прийняття на роботу та повідомити Податкову.

Для переведення працівника на дистанційну або надомну роботу необхідна заява працівника про переведення на таку роботу, письмовий трудовий договір та наказ.

Поки триває пандемія або якщо працівник перебуває на самоізоляції, прийняття або переведення на дистанційну чи надомну роботу можливе за наказом роботодавця з обов’язковим ознайомленням працівника протягом двох днів. При цьому раджу отримати від працівника відповідну заяву, де останній висловить своє бажання щодо такої форми роботи, щоб це не було розцінене як зміна істотних умов праці.

Протягом трьох місяців центральний орган виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин, повинен розробити та затвердити типові форми дистанційного та надомного трудового договору. Проте, такі форми для бізнесу будуть носити рекомендаційний характер. Тому раджу роботодавцям самостійно розробити та впровадити у себе письмові трудові договори.