Дистанционная и надомная работа: перезагрузка для работодателей(с) shutterstock

Работодателю теперь стоит указывать в трудовом договоре, что работник работает на собственном оборудовании

В конце прошлой недели, 12 февраля 2021 года, президент Украины Владимир Зеленский подписал закон, призванный урегулировать понятие дистанционной и надомной работы, а также применение гибкого графика. Закон «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно усовершенствования правового регулирования дистанционной, надомной работы и работы с применением гибкого режима рабочего времени» Верховная Рада приняла 4 февраля 2021 года. Документ вступит в силу на следующий день после публикации в официальном издании.

Новый закон разделяет дистанционную и надомную работу на две самостоятельные формы организации труда, которые по-разному определяют рабочее место, производственный процесс работника и ответственность за обеспечение надлежащих условий труда. Дистанционная и надомная работа – это когда работа выполняется работником вне рабочих или производственных помещений или территории работодателя, но разница заключается в следующем:

  • дистанционный работник сам выбирает рабочее место, сам создает безопасные и безвредные условия труда и использует информационно-коммуникационные технологии. Например, это может быть бухгалтер, менеджер, юрист, консультант, журналист и др.;
  • надомный работник выполняет работу по месту его жительства или в другом закрепленном помещении и использует технические средства для производства продукции или предоставления услуг. При этом ответственность за надлежащие и безопасные условия труда возложена на работодателя. К таким надомникам можно отнести парикмахера, швею, конструктора, кондитера, ремонтника и др.

Рассмотрим, как работодателю перезагрузить удаленную работу сотрудников с учетом требований нового закона.

Рабочее место и средства для работы сотрудника

По общим правилам, работодатель обязан определить работнику рабочее место и обеспечить необходимыми средствами (ст. 29 КЗоТ).

Однако при дистанционной работе работник самостоятельно выбирает собственное рабочее место и может работать дома, в кафе или за пределами Украины. Работник и работодатель могут договориться о сочетании дистанционной работы с офисной, но об этом следует указать в трудовом договоре.

Работник может быть переведен на дистанционную работу сроком до двух месяцев, если были совершены действия, содержащие признаки дискриминации, сексуального домогательства или другие формы насилия, но при условии возможности выполнения трудовых функций удаленно.

При надомной работе рабочее место сотрудника является фиксированным и не может быть изменено по инициативе работника без согласования с работодателем. Исключением является невозможность выполнения работы на фиксированном рабочем месте по независящим от работника причинам. В таком случае работник имеет право изменить рабочее место при условии уведомления работодателя не менее чем за три рабочих дня.

Работодатель должен обеспечить работника средствами производства, материалами и инструментами, если иное не предусмотрено трудовым договором. Поэтому если в договоре указать, что работник использует собственные инструменты (ножницы, ключи, посуду и пр.) без компенсации затрат, то от работодателя эта обязанность перейдет к работнику.

Таким образом, если в трудовом договоре не прописать, что дистанционный или надомный работник работает на собственном оборудовании или использует собственные средства и материалы, то автоматически такая обязанность считается возложенной на работодателя.

Внутренний трудовой распорядок

Дистанционный работник распределяет рабочее время по своему усмотрению, на него не распространяются правила внутреннего трудового распорядка, если иное не предусмотрено трудовым договором.

Для дистанционников вместо перерыва на обед есть период отключения. Это гарантированный период свободного времени для отдыха работника, при котором работник может прерывать любую информационно-телекоммуникационную связь с работодателем. Период отключения определяется в трудовом договоре о дистанционной работе, например, один час с 13:00 или два часа – с 11:00 до 12:00 и 16:00 до 17:00.

Таким образом, если в трудовом договоре с дистанционным сотрудником не будет определено иное, то зафиксировать факт его отсутствия на работе невозможно, а следовательно, нельзя и уволить за прогул.

На надомного работника распространяется общий режим работы предприятия, если иное не предусмотрено трудовым договором. То есть рабочий день у надомников начинается в общем режиме, например, с 09:00 до 18:00 с перерывом на обед 45 минут начиная с 13:00.

Если работодатель решит предоставить надомнику свободный режим работы и укажет это в договоре, то требовать от работника соблюдения дисциплины будет невозможно.

Ответственность за охрану труда

Дистанционный работник сам отвечает за создание для себя безопасных и безвредных условий труда. В таком случае работодатель несет ответственность только за безопасность и надлежащее техническое состояние оборудования и средств производства, которые передаются работнику для выполнения дистанционной работы.

При этом работодатель должен проинструктировать работника по вопросам техники безопасности, производственной санитарии, гигиены труда и противопожарной охраны. Такие инструктажи работодатель должен делать систематически. Периодичность инструктажей на предприятии работодатель должен определить сам, например, в трудовом договоре или в отдельном положении. Инструктажи можно проводить дистанционно, в том числе с помощью видеосвязи.

При надомной работе ответственность за технику безопасности рабочего места возложена на работодателя. Поэтому советую внимательно проинструктировать надомников по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной охране, а при возможности – проверить помещение работника на соблюдение норм охраны труда.

Контроль за удаленной работой

Новым законом не предусмотрен автоматический контроль за дистанционными и надомными работниками. Об этом работодателю нужно позаботиться отдельно.

Советую в трудовом договоре определить порядок организации удаленной работы:

  • как и кому работник подчиняется;
  • как выполняет задания руководства (по распоряжению или свободен в выборе инструментов);
  • как и с какой периодичностью работник предоставляет отчеты о проделанной работе (один раз в неделю или месяц, каждый день в 18:00 на электронную почту или в программе);
  • как часто работник должен проверять электронную почту, отвечать на звонки.

Также в трудовом договоре обязательно припишите трудовые обязанности работника (должностную инструкцию), их объем и четкий перечень.

Если такие детали не прописать в договоре (или в приказе на время карантина) и не ознакомить работника с такими условиями контроля, то будет невозможно в будущем доказать нарушение работником трудовых обязанностей, например в случае увольнения.

Новые правила ознакомления с приказами

Ознакомление работников с приказами (распоряжениями) и другими документами допускается с использованием указанных в трудовом договоре средств электронной связи. В таком случае подтверждение ознакомления допускается путем обмена электронными документами.

Для перехода на электронное ознакомление следует уведомить работника о новых правилах. Определить, что доказательством ознакомления является отправка электронного письма на электронную почту работника, указанную в трудовом договоре (приказе). При этом обязанностью работника является ежедневная проверка электронной почты не менее двух раз. Не будет лишним заявление работника, где последний просит знакомить с приказами и сообщениями путем направления их на его электронную почту.

Итак, если работодатель решит по-новому знакомить работника с документами, нужно позаботиться, чтобы работник знал об этих правилах, то есть получить его подпись в качестве доказательства осведомленности в отношении новых правил.

Материальная ответственность дистанционных и надомных работников

За недостачу, уничтожение или повреждение оборудования и средств, предоставленных в пользование работнику для выполнения работы по договору о дистанционной или надомной работе, работник может нести полную материальную ответственность. В случае увольнения работника и невозврата предоставленного в пользование оборудования его балансовая стоимость вычитается из сумм, причитающихся работнику при увольнении.

Письменный договор о полной материальной ответственности может быть заключен с работником, который пользуется оборудованием и средствами, переданными ему работодателем, и который занимает должность или выполняет работу, непосредственно связанную с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или использованием в процессе производства переданных ему ценностей. Перечень таких должностей и работ сотрудников, с которыми предприятие может заключать письменные договоры о полной материальной ответственности, утвержден постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 14 сентября 1981 года №259/16-5.

Автоматическая обязанность работодателя

Работодателю следует определить в трудовых договорах о дистанционной или надомной работе:

  • порядок и сроки обеспечения работников необходимыми оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и другими средствами;
  • порядок и сроки представления работниками отчетов о проделанной работе;
  • размер, порядок и сроки выплаты работникам компенсации за использование принадлежащих им или арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и других средств;
  • порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов.

Если в трудовом договоре не указать это, тогда обязанность обеспечения возлагается на работодателя, а также он оплачивает связанные с этим расходы.

Письменные трудовые договоры о дистанционной или надомной работе

Трудовой договор о дистанционной или надомной работе следует обязательно заключать в письменной форме (п. 6-1 ст. 24 КЗоТ). Поэтому работодателям уже сейчас следует подготовить проекты таких договоров и подписать их с работниками.

Для принятия на работу дистанционного или надомного работника достаточно подписать трудовой договор, издать приказ о приеме на работу и сообщить в Налоговую.

Для перевода работника на дистанционную или надомную работу необходимо заявление работника о переводе на такую работу, письменный трудовой договор и приказ.

Пока продолжается эпидемия или если работник находится на самоизоляции, прием или перевод на дистанционную или надомную работу возможно приказом работодателя с обязательным ознакомлением работника в течение двух дней. При этом советую получить от работника соответствующее заявление, где последний выразит свое желание относительно такой формы работы, чтобы это не было расценено как изменение существенных условий труда.

В течение трех месяцев центральный орган исполнительной власти, обеспечивающий формирование государственной политики в сфере трудовых отношений, должен разработать и утвердить типовые формы дистанционного и надомного трудового договора. Однако такие формы для бизнеса будут носить рекомендательный характер. Поэтому советую работодателям самостоятельно разработать и внедрить у себя письменные трудовые договоры.