На фоне коронавируса компаниям нужны изменения в распорядке работы, чтобы уменьшить скопление работников в офисах

Бизнесу нужны современные подходы в трудовых отношениях, в первую очередь в вопросе использования наемного труда. Поэтому советую не зацикливаться на «офисном» режиме работы, а рассмотреть альтернативные варианты организации работы сотрудников, например, удаленную работу или гибкий режим труда.

В этой статье я расскажу о возможных вариантах удаленной формы работы сотрудников, благодаря которым бизнес сможет разгрузить офисы и перезагрузить организацию работы.

Гибкий режим рабочего времени

Центральные офисы компаний или офисы в стиле open space требуют оптимизации режима работы работников, что позволит снизить риск распространения инфекционных болезней. Изменения в распорядке работы особенно нужны компаниям с большим штатом работников, чтобы уменьшить скопление работников в офисах. Для этого можно организовать график работы сотрудников в офисе через день или неделю, посменно или по графику. Ввести такой режим работы можно с помощью договора о гибком режиме рабочего времени.

Договор о гибком режиме рабочего времени – это письменный трудовой договор между работником и работодателем, по условиям которого работник обязуется выполнять определенную работу согласно установленному режиму работы, который отличается от правил внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется обеспечить работника всем необходимым для выполнения работы и выплачивать заработную плату в порядке, определенном договором или законом.

Гибкий режим рабочего времени – режим работы при условии соблюдения установленной дневной, недельной или на определенный учетный период (две недели, месяц и т.д.) нормы продолжительности рабочего времени (40 часов).

При этом применение гибкого режима рабочего времени не влечет за собой изменений в нормировании, оплате труда и не влияет на объем трудовых прав работников. То есть оплата труда работнику производится в полном объеме.

Таким образом, недостатком такого трудового договора является отсутствие у сторон возможности договориться о другом размере и порядке оплаты.

Договор о гибком режиме рабочего времени обязательно заключается в письменной форме. Только при угрозе распространения эпидемии, пандемии и/или на время угрозы войны можно изменить режим работы приказом работодателя.

Обращаю внимание, что после окончания карантина работников, которым приказом был изменен режим работы на гибкий или на дистанционную работу, следует вернуть и подписать с ними письменный договор о гибком режиме рабочего времени.

Договор о гибком режиме рабочего времени заключается только по согласованию между работником и собственником предприятия – как при приеме на работу, так и впоследствии.

Договор может заключаться на определенный срок или бессрочно.

В договоре можно прописать такие варианты режима работы работника в офисе:

  • фиксированное время, в течение которого работник должен находиться в офисе, то есть график прихода в офис, например, каждые понедельник, среду и пятницу или каждый день с 9 до 14 часов и т.п.;
  • сменное время, в течение которого работник по своему усмотрению определяет периоды работы, то есть без определения конкретного графика и времени прихода в офис, как фрилансер.

При этом следует учесть, что норма продолжительности рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

Такой вид работы подходит для сотрудников, которым необходимо рабочее место, но они могут выполнять работу в разное время. Если же присутствие работника в офисе необязательно, то можно рассматривать другие варианты.

Удаленная работа

Еще один способ разгрузить большие офисы – перевести работников на дистанционную работу. Как показал карантин, большинство офисной работы без потери эффективности работники могут выполнять дистанционно. Это также позволит снизить риск заражения сотрудников.

Договор о дистанционной (надомной) работе – письменный договор между работником и работодателем, по условиям которого работник обязуется выполнять определенную работу за пределами помещения работодателя (по месту его жительства или в другом месте по его выбору), а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда (информационно-коммуникационные технологии), необходимые для выполнения работы.

Договор о дистанционной (надомной) работе обязательно заключается в письменной форме. Удаленная работа возможна по согласованию с работодателем и при наличии технической возможности. Поэтому советую договориться об условиях труда в письменном договоре.

В договоре о дистанционной работе обязательно следует указать следующие условия:

  • обязанности, которые будет выполнять работник (вид и объем работы);
  • порядок дистанционной работы, например, задача присылается на электронную почту работника (или через программу) с указанием срока ее выполнения;
  • каким образом работник подчиняется и кому, насколько оперативно должен отвечать на звонки руководителя, проверять электронную почту и отвечать на письма;
  • как выполняет задания руководства: по распоряжению или свободен в выборе инструментов;
  • где рабочее место сотрудника, условия труда;
  • условия оплаты труда (обращаю внимание, что если работник и работодатель письменно не договорились об ином, оплата труда производится в полном объеме и в сроки, определенные трудовым договором);
  • можно договориться о компенсации расходов за использование электроэнергии, связи, обслуживания оборудования и т.п.;
  • срок договора: срочный или бессрочный договор.

При дистанционной работе работники распределяют рабочее время по своему усмотрению, на них не распространяются правила внутреннего трудового распорядка.

Договор о дистанционной работе дает работодателю право договориться с работником о другом порядке и размере оплаты труда, например, по факту выполненной работы.

По сути, эти два вида трудовых договоров являются «трудовым фрилансом», где работнику предоставляется больше прав выбирать график и место работы, а работодателю – возможность по-разному организовать работу офисов.

Удаленная работа имеет множество преимуществ для бизнеса: это снизит риск распространения заболевания, нагрузку на транспорт в крупных городах, добавит работникам производительности, которую ранее они тратили на проезд из дома в офис.

Сегодня, чтобы провести совещание или пообщаться с работниками, не нужно собираться вместе в одном офисе. Для этого можно использовать такие программы, как Go To Meeting, Zoom, Skype. Документация компании может быть всегда под рукой в ​​Dropbox или Google Диск. Текущие материалы можно создавать и редактировать в режиме реального времени в Google Drive.

Карантин дал толчок бизнесу для переосмысления стандартной организации труда с 9 до 18 часов на одном рабочем месте и с жестким контролем над работником.

В мире уже давно используют альтернативные способы организации труда. Например, в Великобритании популярна система работы hot desking (горячее рабочее место), когда одно рабочее место используют несколько сотрудников, которые работают в основном дистанционно, но определенное время находятся в офисе.

Европейский опыт показал преимущества дистанционной работы сотрудников: большой процент работников там работают удаленно, и это только увеличило производительность компаний. Более того, это приносит компаниям и финансовые выгоды, поскольку они экономят на расходах на аренду офисов, технику, проезд, питание и т.д.

Я уверена, что в ближайшем будущем популярность удаленной работы будет расти, и законодательство осовременится; мышление бизнеса будет меняться в пользу удаленной работы сотрудников и сокращения офисов.