Зачем государство оцифровывает трудовые отношения

Необходимость перезапуска трудового законодательства или хотя бы его значительного усовершенствования и «подтягивания» к современным реалиям давно назревала. С начала года Верховная Рада взяла высокий темп в совершенствовании трудового законодательства. В результате был принят ряд изменений и дополнений. Одним из таких документов стал Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме», который вводит в действие электронные трудовые книжки. Председатель Верховной Рады Дмитрий Разумков подписал этот закон. Документ направлен на подпись президенту Владимиру Зеленскому.

Что это означает для работодателя и какие изменения в учете работников его ждут – будем разбираться.

Реестр застрахованных лиц

Учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, который ведет Пенсионный фонд.

Сведения в реестр застрахованных лиц вносятся на основании трудовой книжки лица, а при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней – документов, предусмотренных Порядком подтверждения имеющегося стажа работы при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, установленным Кабинетом Министров Украины.

Пенсионный фонд будет получать информацию для внесения сведений в реестр застрахованных лиц от налоговых органов, органов статистики, застрахованных лиц, органов Гоструда и Государственной службы занятости, учреждений, которые выдают листки нетрудоспособности, из реестра юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований, реестра актов гражданского состояния, от работодателей, предприятий и военных частей и др.

Интересным моментом является то, что работодатель не будет иметь непосредственного доступа к реестру застрахованных лиц. Так, новая редакция абзаца 3 ч.5 ст.17 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» предусматривает предоставление работодателю информации из реестра. Следовательно, работодатель может лишь направлять все необходимые сканы с квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП) в Пенсионный фонд, который уже самостоятельно будет вносить сведения в электронную трудовую книжку. Очевидно, здесь удобство и комфортность приносятся в жертву автоматизации.

Электронная трудовая книжка

Основополагающая категория изменений касается регламентации электронных трудовых книжек, оснований их ведения и сосуществования с классическими бумажными трудовыми книжками.

Во-первых, по сути, у каждого работника появится личная страница вроде «электронного кабинета», обязанность по ведению которой возлагается как на работодателя, так и на работника. Информация будет подаваться в виде сканов с наложением квалифицированной ЭЦП.

Во-вторых, полного перехода исключительно на электронные трудовые книжки не будет. Так, за работником, который впервые принимается на работу, закрепляется право на оформление классической трудовой книжки. При этом работодатель не может отказать в этом, поскольку реализация этого права работника является обязанностью работодателя. Срок на оформление трудовой книжки установлен в 5 дней.

В-третьих, классическая трудовая книжка, по желанию работника, продолжает действовать в полностью штатном режиме. Собственник или уполномоченный им орган по требованию работника обязан вносить в трудовую книжку, которая хранится у работника, записи о приеме на работу, переводе и увольнении, поощрениях и награждениях за успехи в работе.

На основании этих положений можно сделать вывод, что электронная трудовая книжка будет дублировать классическую. Причем ведение электронной трудовой книжки возлагается одновременно и на работодателя, и на работника. Однако практически все действия будет осуществлять именно работодатель, поскольку он выдает все связанные с трудовыми отношениями приказы и распоряжения.

Происходит перенос всех функции классической трудовой книжки для автоматизации работы с информацией о трудовых отношениях. Классическая же бумажная трудовая книжка хранится у работника, и по его требованию в ней делают все те же записи, что и в электронной.

Открытие электронной трудовой книжки происходит путем перенесения сведений из классической книжки путем сканирования и отправки через электронную форму на сайте Пенсионного фонда. Сделать это может как работник, так и работодатель. Однако, поскольку по действующему законодательству трудовая книжка работников сохраняется у работодателя, то именно он должен подавать скан.

Также вносятся изменения и в упомянутый выше Закон «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование». Так, работодатели (как плательщики единого взноса) обязаны предоставлять отчетность по работнику на основном месте работы. Это нововведение встраивается сразу в две нормы этого закона – п.12 ч.1 ст.1 и п.4 ч.2 ст.6. Отныне основным местом работы будет считаться то, которое указано в заявлении (до отзыва), которое вносится непосредственно в реестр застрахованных лиц.

Листки нетрудоспособности

Листки нетрудоспособности также будут вноситься в реестр застрахованных лиц. Сейчас четко не определено, кто именно обязан подавать их через форму в ПФУ. Однако очевидно, что это обязанность работодателя, поскольку работник передает листок нетрудоспособности именно ему.

Изменен срок на обращение в суд

Также работодателю следует обратить внимание, что для работника изменились условия отсчета срока на обращение в суд.

Ранее работник имел право обратиться в суд в течение трех месяцев (а по делам о восстановлении – в течение одного месяца) со дня вручения копии приказа или со дня выдачи трудовой книжки.

Теперь же срок по трудовым делам устанавливается со дня вручения копии приказа (распоряжения) об увольнении. Требование о выдаче трудовой книжки как основании для отсчета срока исключено. Соответственно, частично изменяется и порядок расчета при увольнении и перечень документов, которые при этом выдаются.

Также изменились условия выплаты среднего заработка за время вынужденного прогула. Теперь в случае задержки выдачи копии приказа (распоряжения) работнику выплачивается средний заработок. Привязку к задержке выдачи трудовой книжки исключили.

Введение электронных трудовых книжек, конечно, является плюсом, особенно учитывая диджитализацию всех сфер жизни. Адаптироваться к изменениям позволяет переходный период, в течение которого необходимо создать электронную трудовую книжку. Также в течение переходного периода действие классических трудовых книжек сохраняется в полной мере.

В то же время остается много нерешенных вопросов относительно того, как указанные выше изменения будут реализовываться. Ответ на это даст практика, в том числе, возможно, и судебная, связанная с нарушением и несоблюдение новых норм.